Výběr kanceláře může na první pohled působit jednoduše. Najdeme vhodnou nabídku, porovnáme cenu, prohlédneme si prostory a podepíšeme smlouvu. Ve skutečnosti jde ale o rozhodnutí, které může ovlivnit každodenní fungování firmy, spokojenost zaměstnanců, dojem na klienty i celkové provozní náklady.
Nevhodně zvolená kancelář může firmu zbytečně zatěžovat vysokými výdaji nebo přestat vyhovovat už po několika měsících. Při rozhodování bychom se proto neměli dívat pouze na cenu za metr čtvereční. Jaké chyby se při výběru kanceláře objevují nejčastěji a na co si dát pozor?
Cena patří mezi nejdůležitější parametry, neměla by však být jediným kritériem. Levná kancelář nemusí být ve výsledku skutečně levná.
K samotnému nájemnému se mohou přidat zálohy na energie, internet, úklid, služby spojené s budovou, parkování, vybavení nebo nejrůznější další poplatky. Pokud kancelář potřebuje rekonstrukci či nové zařízení, počáteční investice může být poměrně vysoká.
Při porovnávání nabídek se proto dívejme na celkové měsíční a roční náklady, nikoliv pouze na částku uvedenou v inzerátu.
Krásná kancelář za příznivou cenu ztrácí část svých výhod, pokud se do ní zaměstnanci a klienti obtížně dostávají.
Před podpisem smlouvy je proto dobré ověřit dostupnost autem i veřejnou dopravou. U některých firem bude důležité parkování, u jiných blízkost vlakového či autobusového spojení. Roli mohou hrát také restaurace, obchody a další služby v okolí.
Položme si jednoduchou otázku: Komu musí lokalita kanceláře vyhovovat?
Jestliže pracujeme převážně online a klienti za námi téměř nechodí, můžeme mít úplně jiné požadavky než poradenská společnost, která přijímá obchodní partnery několikrát týdně.
Růst firmy je dobré při výběru prostor zohlednit. Pronajímat si ale výrazně větší kancelář jen proto, že ji možná za několik let využijeme, může být zbytečně drahé.
Za nevyužitou plochu totiž platíme každý měsíc.
Stejným problémem je opačný extrém. Pokud vybereme prostor přesně podle aktuálního počtu zaměstnanců a firma rychle nabere další lidi, může být kancelář brzy příliš malá.
Před výběrem bychom proto měli zvážit nejen současný stav, ale také realistický vývoj firmy v následujících letech.
Ne každá firma potřebuje klasickou kancelář s pracovním stolem pro každého zaměstnance. Hybridní práce a home office mohou výrazně změnit požadavky na velikost i uspořádání prostor.
Pokud část týmu dochází do kanceláře jen několik dní v týdnu, mohou být důležitější kvalitní společné prostory, zasedací místnost nebo flexibilní pracovní místa než desítky trvale přidělených stolů.
Před hledáním kanceláře je proto dobré vědět:
Teprve potom můžeme realisticky určit, jak velkou kancelář skutečně potřebujeme.
Nájemné je pouze jedna část nákladů spojených s vlastní kanceláří.
Energie, voda, internet, úklid, kancelářské vybavení, tisk, káva, drobná údržba nebo opravy mohou v součtu představovat významnou část firemního rozpočtu.
Velkou roli může hrát také energetická náročnost prostoru. Starší kancelář může mít atraktivní nájemné, ale vysoké náklady na vytápění nebo klimatizaci.
Proto doporučujeme ještě před podpisem smlouvy požádat o co nejpřesnější přehled pravidelných plateb a zjistit, které služby jsou již zahrnuté v ceně.
Při první prohlídce nás obvykle zaujme především velikost, dispozice a celkový vzhled. Neměli bychom ale zapomenout ani na praktické detaily.
Vyplatí se prověřit stav oken, vytápění, klimatizace, osvětlení, elektroinstalace nebo sociálního zařízení. Pro většinu dnešních firem je zásadní také kvalitní a stabilní internetové připojení.
Zaměřme se rovněž na hluk. Kancelář může během krátké prohlídky působit klidně, ale v běžné pracovní době může být situace úplně jiná.
Atraktivní prostor ještě neznamená výhodný pronájem. Velkou pozornost bychom proto měli věnovat samotným podmínkám smlouvy.
Důležitá je délka nájmu, možnost jeho prodloužení nebo předčasného ukončení, výše kauce, pravidla zvyšování nájemného i odpovědnost za opravy.
Před podpisem bychom měli přesně vědět, co se stane například v situaci, kdy kancelář přestane firmě vyhovovat dříve, než jsme očekávali.
Dlouhodobý závazek může přinést stabilitu, ale současně omezuje flexibilitu firmy.
Kancelář není pouze položkou v účetnictví. Lidé v ní mohou trávit velkou část pracovního týdne.
Dostatek denního světla, kvalitní vzduch, příjemná teplota, rozumná hladina hluku a vhodné pracovní zázemí mohou ovlivnit, jak se zaměstnancům pracuje.
Velmi reprezentativní kancelář tedy nemusí být dobrou volbou, pokud je nepraktická pro lidi, kteří v ní každý den sedí.
Při výběru větších prostor se proto vyplatí získat názor alespoň části týmu.
Možná největší chybou je začít hledat kancelář ještě předtím, než si odpovíme na otázku, zda ji vůbec potřebujeme.
Pro firmu s každodenní přítomností zaměstnanců, častými poradami a pravidelnými návštěvami klientů může být vlastní kancelář samozřejmostí. U podnikatele, malé firmy nebo týmu pracujícího převážně na dálku už to tak jednoznačné být nemusí.
Klasická kancelář totiž přináší pravidelný finanční závazek bez ohledu na to, jak často ji skutečně využíváme.
Pokud potřebujeme především oficiální sídlo firmy, adresu pro obchodní korespondenci a administrativní zázemí, může být vhodnější virtuální kancelář.
Firma tak nemusí platit provoz prostor, které většinu času nevyužívá.
Virtuální kancelář je zajímavá zejména pro podnikatele a společnosti, které nepotřebují každodenní fyzické pracoviště, ale chtějí mít profesionálně vyřešené firemní zázemí.
Typicky může dávat smysl pro OSVČ, začínající podnikatele, malé společnosti nebo firmy fungující převážně v režimu home office.
Místo pravidelných nákladů na klasickou kancelář můžeme využívat pouze služby, které skutečně potřebujeme. Může jít například o sídlo společnosti, kontaktní adresu, příjem a úschovu pošty, její skenování či přeposílání nebo další administrativní servis.
Nejde tedy o to, zda je klasická, nebo virtuální kancelář obecně lepší. Správné řešení je takové, které odpovídá skutečnému způsobu fungování firmy.
Při výběru kanceláře bychom měli začít otázkami, nikoliv prohlížením nabídek. Kolik lidí bude prostor skutečně využívat? Jak často? Budeme zde přijímat klienty? Jaký máme rozpočet a jak rychle může firma růst?
Teprve podle odpovědí můžeme hledat odpovídající řešení.
Pokud zjistíme, že fyzickou kancelář využijeme každý pracovní den, vyplatí se důkladně porovnat lokalitu, dispozici, technický stav, celkové náklady i smluvní podmínky.
Jestliže ale potřebujeme hlavně profesionální firemní adresu a administrativní zázemí, klasická kancelář může představovat zbytečný náklad.
V FREEKANCELÁŘ pomáháme podnikatelům a firmám řešit právě tuto situaci. Virtuální sídlo, kontaktní adresa, práce s příchozí poštou nebo další administrativní služby umožňují vytvořit profesionální zázemí firmy bez nutnosti platit klasickou kancelář, kterou ve skutečnosti nepotřebujete.
Nejdůležitější proto není vybrat největší, nejlevnější ani nejhezčí kancelář. Cílem je zvolit takové řešení, které bude vyhovovat vašemu podnikání dnes a nebude jej zbytečně omezovat zítra.
Kosmákova 42 750 02 Přerov
