Náklady na kancelář mohou tvořit významnou část firemních výdajů. Nejde přitom jen o samotný nájem, ale také o energie, internet, úklid, vybavení, kancelářské potřeby, tisk nebo další provozní služby. Dobrou zprávou je, že úspora nemusí automaticky znamenat horší pracovní podmínky nebo nižší komfort zaměstnanců. Často stačí podívat se na současné fungování kanceláře a zjistit, za co skutečně platíme a které služby nebo prostory využíváme jen částečně.
Prvním krokem by mělo být jednoduché zhodnocení toho, jak kancelář během běžného týdne funguje. Pokud část zaměstnanců pracuje z domova, tráví čas u klientů nebo se v kanceláři střídá, nemusí dávat smysl platit za pracovní místo pro každého člena týmu. Právě zde může pomoci hybridní režim a sdílení pracovních stolů. Firma tak může fungovat v menších prostorách, aniž by zaměstnanci přišli o pohodlí. Naopak lze uvolněnou plochu využít efektivněji, například pro společné pracovní místo, klidnou zónu nebo příjemnější zasedací prostor.
Podobně stojí za zvážení i využití zasedacích místností. Pokud se osobní schůzky konají jen několikrát do měsíce, může být zbytečné dlouhodobě platit za místnost, která většinu času zůstává prázdná. Mnohem výhodnější může být menší kancelář a možnost pronajmout si zasedací místnost pouze tehdy, když ji skutečně potřebujeme.
Další prostor pro úsporu představují běžné provozní náklady. Energie, internet, tisk nebo pravidelné dodavatelské služby se mohou jednotlivě zdát jako menší položky, ale v ročním součtu už mohou představovat zajímavou částku. Vyplatí se proto zkontrolovat, zda zbytečně nesvítíme v prázdných místnostech, zda technika nezůstává zapnutá přes noc nebo zda neplatíme za služby a tarify, které už nevyužíváme v původním rozsahu.
Stejně tak má smysl jednou za čas projít smlouvy s dodavateli. Internet, telefonní služby, pronájem tiskárny, úklid nebo servis kancelářské techniky mohou být nastavené podle potřeb firmy před několika lety, které se mezitím změnily. Úspora pak často neznamená službu zrušit, ale pouze ji přizpůsobit aktuálnímu provozu.
Šetřit můžeme také digitalizací. Méně papírových dokumentů znamená nižší náklady na tisk, toner, archivaci i kancelářské skříně. Elektronické dokumenty jsou navíc snadněji dostupné lidem pracujícím z různých míst. Není tedy nutné omezovat komfort, ale spíše odstranit procesy, které firmě už nepřinášejí odpovídající hodnotu.
U menších firem, freelancerů nebo podnikatelů se vyplatí položit si ještě zásadnější otázku: potřebujeme vlastní kancelář vůbec? Pokud pracujeme převážně z domova, u zákazníků nebo online, může být klasická kancelář jedním z největších pravidelných nákladů, přestože ji reálně využíváme jen několik hodin týdně.
V takovém případě může být vhodným řešením virtuální kancelář. Ta umožňuje mít profesionální firemní adresu a administrativní zázemí bez nutnosti dlouhodobě pronajímat klasické kancelářské prostory. Podnikatel tak neplatí nájem celé kanceláře, energie ani její vybavení, ale současně může využívat služby spojené s firemní adresou, příjmem pošty nebo jejím dalším zpracováním.
Právě kombinace virtuálního sídla, práce z domova, coworkingu nebo krátkodobého pronájmu zasedací místnosti může být pro mnoho podnikatelů ekonomicky výhodnější než tradiční kancelář. Platíme především za to, co skutečně používáme, a zároveň si zachováváme flexibilitu pro případ, že se potřeby firmy v budoucnu změní.
Při snižování nákladů bychom neměli šetřit na věcech, které přímo ovlivňují kvalitu práce. Kvalitní židle, dobré osvětlení, rychlé internetové připojení nebo příjemné pracovní prostředí mají svůj význam a jejich omezení by zaměstnanci velmi rychle pocítili. Efektivnější je zaměřit se na nevyužité prostory, předimenzované služby a zbytečné fixní výdaje.
V FREEKANCELÁŘ pomáháme podnikatelům a firmám vytvořit profesionální zázemí bez nutnosti platit za klasickou kancelář, kterou ve skutečnosti nepotřebují. Virtuální sídlo a související administrativní služby mohou pomoci snížit pravidelné výdaje a přitom zachovat pohodlí i profesionální vystupování firmy. Nejlepší úspora totiž není ta, která omezuje naše každodenní fungování, ale ta, kterou v provozu prakticky ani nepoznáme.
Kosmákova 42 750 02 Přerov
