Stěhování do nové kanceláře bývá pro firmu důležitým krokem. Může znamenat růst, lepší zázemí pro tým, reprezentativnější adresu i efektivnější pracovní prostředí. Zároveň ale jde o situaci, která může při špatné organizaci přinést zbytečný chaos, časové ztráty a nervozitu.
Z naší zkušenosti víme, že největší problém nebývá samotný přesun nábytku a techniky, ale nedostatečná příprava. Právě ta rozhoduje o tom, zda se firma přestěhuje rychle a plynule, nebo zda se celý proces zbytečně protáhne a zatíží provoz.
Pokud má stěhování kanceláře proběhnout bez stresu, je důležité myslet na něj jako na projekt, který potřebuje jasný plán, odpovědnosti a časový harmonogram. Čím lépe je celý proces rozdělený do jednotlivých kroků, tím snazší je zvládnout přesun bez nepříjemných překvapení.
Jednou z nejčastějších chyb bývá přesvědčení, že kancelářské stěhování se zvládne „nějak průběžně“. Ve skutečnosti je potřeba stanovit si konkrétní termín, rozdělit úkoly a připravit si postup od prvního balení až po zabydlení v nových prostorách. Důležité je myslet nejen na samotný den stěhování, ale i na to, co mu předchází a co musí následovat bezprostředně po něm.
Dobře funguje, když si firma včas připraví:
termín přesunu a časový plán jednotlivých kroků
seznam vybavení, které se bude převážet
odpovědné osoby za jednotlivé části stěhování
plán rozmístění nábytku a pracovních míst v nové kanceláři
Právě tato příprava výrazně snižuje stres a pomáhá předejít zbytečným prostojům.
Stěhování do nové kanceláře je ideální příležitostí udělat pořádek ve vybavení, dokumentech i skladových zásobách. Mnoho firem si teprve při balení uvědomí, kolik věcí už dávno nepotřebují nebo nepoužívají. Převážet vše bez rozmyslu znamená vyšší náklady, více práce i větší nepořádek po příjezdu na nové místo.
Doporučujeme ještě před balením oddělit věci, které:
budou dál aktivně používané
je vhodné archivovat
lze vyřadit, skartovat nebo ekologicky zlikvidovat
Díky tomu se do nové kanceláře dostane jen to, co má skutečný smysl. Celý přesun je pak rychlejší a nové prostory působí od začátku uspořádaněji.
Jedním z detailů, který má v praxi obrovský význam, je pečlivé značení. Pokud jsou krabice a jednotlivé kusy vybavení jasně popsány, je vykládka i následné zařazení do nových prostor výrazně rychlejší. Zaměstnanci se lépe orientují a odpadá zmatek, kdo co hledá a kam co patří.
Dobré značení by mělo obsahovat alespoň název oddělení, cílovou místnost a stručný obsah. U techniky je vhodné označit také kabeláž, příslušenství a návaznost na konkrétní pracovní místo. Z praxe víme, že právě tento krok často rozhoduje o tom, jak rychle bude možné v nové kanceláři obnovit běžný provoz.
Při kancelářském stěhování nebývá nejcitlivější částí nábytek, ale technologie. Počítače, monitory, tiskárny, routery, servery nebo konferenční technika vyžadují pečlivou přípravu a bezpečné zacházení.
Pokud se tato část podcení, může být firma po přestěhování sice fyzicky na novém místě, ale několik dní bez plně funkčního provozu. My doporučujeme řešit techniku s předstihem a připravit si jasný plán odpojení, převozu i opětovného zapojení.
Ideální je mít předem určené, kdo bude odpovídat za kontrolu jednotlivých zařízení a zda budou nová pracovní místa připravena ještě před příchodem zaměstnanců. Čím lépe je technické zázemí nachystané, tím menší dopad bude mít stěhování na každodenní chod firmy.
Mnoho stresu při stěhování vzniká ve chvíli, kdy je sice vše převezené, ale nové prostory nejsou připravené na běžné fungování. Chybí rozvržení pracovních míst, není dořešené zasedací uspořádání, některé části kanceláře ještě nejsou vybavené a zaměstnanci nevědí, kde začít. Proto se vyplatí připravit si novou kancelář co nejvíce dopředu.
Je dobré mít předem jasno v tom, kde budou:
jednotlivá pracovní místa
zasedací místnosti
tiskové a kopírovací zóny
úložné prostory, kuchyňka a společné zázemí
Právě když nové kancelářské prostory dávají od prvního dne smysl, je přechod pro tým mnohem plynulejší a bez zbytečné nervozity.
Stěhování kanceláře není jen technická záležitost, ale i změna pro lidi, kteří v ní každý den pracují. Pokud zaměstnanci nevědí, co je čeká, kdy se stěhuje, co si mají připravit nebo jak bude probíhat první den v nové kanceláři, vzniká zbytečný stres. Otevřená a včasná komunikace přitom dokáže celé situaci výrazně ulevit.
Doporučujeme tým průběžně informovat o harmonogramu, praktických krocích i očekáváních. Lidé pak mají větší pocit jistoty, lépe spolupracují a celý přesun probíhá klidněji. U firem, které tuto část nepodcení, bývá stěhování výrazně hladší.
Velkou výhodou moderních flexibilních kanceláří je právě to, že jsou připravené pro rychlé nastěhování. Firma nemusí řešit dlouhé úpravy prostoru, složitou organizaci zázemí ani nákladné vybavování od nuly. Pokud jsou kanceláře plně připravené, lze se soustředit hlavně na vlastní provoz a přesun pracovního týmu.
Na freekancelar.cz víme, že klienti nejvíce oceňují právě možnost přestěhovat se rychle a bez zbytečných komplikací. Když je nová kancelář funkční, reprezentativní a připravená k okamžitému využití, celý proces je výrazně jednodušší a firma může téměř okamžitě pokračovat ve své práci.
Přestěhovat firmu do nové kanceláře rychle a bez stresu je možné, pokud se celý proces dobře připraví. Klíčem je včasné plánování, třídění věcí, správné značení, připravenost techniky i promyšlené fungování nové kanceláře. Když se všechny tyto části spojí dohromady, nevzniká chaos, ale přirozený a zvládnutelný přesun.
Dobře zvládnuté stěhování navíc může být skvělou příležitostí k novému začátku, lepší organizaci práce a příjemnějšímu prostředí pro celý tým. A právě to je důvod, proč se vyplatí myslet na kancelářské stěhování nejen jako na nutnost, ale i jako na možnost posunout firmu o krok dál.
Kosmákova 42 750 02 Přerov
